Scanlösungen können niemals zu viel Funktionalität bieten. Dennoch sind viele Funktionen kein Ersatz für eine wahrhaft integrierte Lösung. Stattdessen ist es essenziell abzuwägen, welche Funktionen Sie wirklich brauchen.
Bei Drivve | Image bemerkt die große Mehrheit der Anwender nicht einmal, dass sie eine Scanlösung nutzt. In den meisten Fällen muss nur noch ein einziger Knopf gedrückt werden, um vielschichtige Prozesse auszuführen. Für diejenigen von Ihnen, die dafür verantwortlich sind oder sich verantwortlich fühlen, wertvolle und mit dem Kopierknopf-Drücken verschwendete Zeit zu sparen, werden die folgenden Beschreibungen der Module der Drivve | Image Suite sehr aufschlussreich sein. Hier finden Sie einen ganzen Werkzeugkasten mit allem, was Sie für eine maßgeschneiderte und leistungsstarke Scanlösung brauchen. Die ultimative Spielzeugkiste des Prozessoptimierers. Also, schauen Sie sich genau an, was die Drivve | Image Suite zu bieten hat. Ganz sicher entdecken Sie mehr als eine fantastische Möglichkeit der Büroautomatisierung für Ihr Unternehmen.
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Scanner Power Tools (SPT) Megatricks für Bürofreaks
Erleben Sie eine neue Dimension des Scanvorgangs.
Read complete specificationsDie Scanner Power Tools sind eine der Schlüsselkomponenten auf der Suche Ihres Unternehmens nach ganzheitlich integrierten Arbeitsprozessen, denn sie verbinden Ihre Scangeräte mit Ihrem Netzwerk, Ihrer Softwarelandschaft und bei Bedarf mit der ganzen Welt.
Mit den Scanner Power Tools optimieren und automatisieren Sie schnell und einfach eine unbegrenzte Anzahl an Prozessen. Erstellen Sie individuelle Profile für Ihre Scanprozesse, inklusive Bildbearbeitung, Indizierung, Konvertierung, Weiterleitung und Ablage bzw. Archivierung eines gescannten Dokuments. Anschließend ist am Scangerät oftmals nur noch ein einziger Knopfdruck notwendig, um einen umfangreichen Scanprozess anzustoßen.
Zuschneiden von Rändern
Entfernen Sie unerwünschte Ränder bevor Sie gescannte Dokumente speichern und weiterleiten.
Geraderücken
Nutzen Sie diese Funktion, um ein schräg eingescanntes Dokument gerade auszurichten.
Benennung Ihres Dokuments
Mit der intelligenten Funktion zur Generierung von Dateinamen können Sie Dokumente für ein zukünftiges Suchen und Auffinden perfekt organisieren. Definieren Sie Konventionen für Ihre Dateinamen und nutzen Sie dabei Variablen. Greifen Sie auf automatische Namen zurück, wenn Sie Ihre Dokumente ablegen, geben Sie manuell Werte am Display ein oder nutzen Sie eine Kombination aus den beiden Möglichkeiten. Nutzen Sie beliebige Eingabefelder, die der Benutzer am Display des Scanners oder des Multifunktionsgeräts als Teil des Dateinamens ausfüllen kann (beispielsweise „Abteilung-Unternehmen-Dokumentennummer-Datum & Uhrzeit.pdf“).
Bildbereinigung
Lassen Sie Ihre Scans durch die Entfernung von Flecken, Bildpunkten und Stanzlöchern sauberer und lesbarer erscheinen als je zuvor. Löschen Sie unerwünschte Linien, wie sie beispielsweise oft auf Faxnachrichten erscheinen, von jedem gescannten Dokument.
Benutzer-Authentifizierung
Erhöhen Sie die Sicherheit im Scanprozess durch eine intelligente, in Ihr MS Active Directory integrierte Benutzer-Authentifizierung mittels Log-in an Ihrem Scangerät.
Löschung von Leerseiten
Beschleunigen und straffen Sie Ihren Scanprozess durch das Löschen überflüssiger Leerseiten. Definieren Sie den Duplex Mode (beidseitiges Scannen) als Standard für Ihre Scans, sogar für einseitige Dokumente, und leere Seiten werden automatisch gelöscht.
Paginierstempel
Kommentieren und paginieren Sie Dokumente mithilfe vordefinierter Variablen, generischem Text sowie Bildstempeln oder am Bedienpanel des Scanners oder Multifunktionsgeräts eingegebenem Text. Auf diese Weise können Sie einen beliebigen Text oder ein Bild auf Ihr gescanntes Dokument stempeln, wie beispielsweise das Datum, Informationen zum derzeitigen Benutzer und sogar eine Bildsignatur des eingeloggten Benutzers, die in seinem persönlichen Verzeichnis hinterlegt ist.
Suchfunktion für Netzwerkordner
Suchen Sie nach Ordnern mit einem bestimmten Buchstaben oder einer Buchstabenkombination (wie „Re“ für „Rechnung“ oder „Jan“ für „Januar“) und wählen Sie am Bedienpanel das passende Suchergebnis. Auf diese Art und Weise wird das direkte Scannen von Dokumenten in einen Netzwerkordner zum Kinderspiel, auch wenn Hunderte von Ordnern zur Auswahl stehen.
Durchsuchen des Ablagepfads
Durchsuchen Sie den Ordnerbaum auf Ihrem Netzwerk inklusive aller Haupt- und Unterverzeichnisse direkt am Display des Scanners oder Multifunktionsgeräts (der Administrator kann den Zugriff auf geschützte Verzeichnisse beschränken).
Metadaten
Nutzen Sie vorhandene Daten in Ihrem Unternehmen zur intelligenten Generierung von Datei- und Ordnernamen oder als Metadaten zur weiteren Indizierung gescannter Dokumente. So sichern Sie ein schnelles Auffinden durch die optimale Organisation Ihrer Dokumente. Die effektive Nutzung dieser Informationen macht den Unterschied zwischen unstrukturierten und perfekt strukturierten Daten und darauf aufbauenden Prozessen aus.
Drucken von Dokumenten
Falls Ihr Scangerät drucken kann, können Sie Ihr gesamtes Netzwerk am Bedienpanel durchsuchen und Dokumente vom Scangerät aus drucken. Nutzen Sie außerdem die Printback Funktion, um ein Dokument während des Scanprozesses auszudrucken (wobei eine bereits durch Drivve | Image bereinigte Version gedruckt wird).
Trennen von Dokumenten
Trennen Sie Dokumente mithilfe einer leeren Seite, entsprechend einer vordefinierten Seitenzahl oder durch 1- oder 2-dimensionale Barcodes, um die in einem Stapel gescannten Dokumente als separate Dateien zu speichern.
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Barcode Module (für SPT) Ein Code – viele Möglichkeiten
Mittels Barcodes können Sie vielfältige Arbeitsschritte automatisieren.
Read complete specificationsFalls Sie Ihre Arbeit ganz und gar reibungslos gestalten möchten, ob es nun zwischen den Arbeitsplätzen innerhalb eines Büros oder zwischen verschiedenen Firmenstandorten sein mag, das Barcode Module kann der Schlüssel zur effizienten und transparenten Organisation Ihrer Dokumente sein.
Barcodes automatisieren die Weiterleitung von Dokumenten und dienen dabei als eindeutig zuordenbare DNS eines Dokuments. Zusätzlich können insbesondere 2-dimensionale Barcodes vielfältige Informationen zum Dokument enthalten. Diese Daten vereinfachen die automatische und sichere Weiterleitung von Dokumenten, beispielsweise innerhalb von sensiblen Prozessen wie der Rechnungsprüfung oder Weiterleitung von Personalunterlagen.
Auslesen von Barcodes
Drivve | Image analysiert Barcode Werte und extrahiert die enthaltenen Informationen. Mithilfe dieser Daten, können Sie gescannte Dokumente indizieren, weiterleiten oder automatisch verschlagworten. Dabei haben Sie verschiedenste Optionen zur optimalen Nutzung der verwendeten Barcodes, wie beispielsweise Barcode Daten auf der Basis von Trenncharakteren zu splitten, Teile eines Barcodes zu extrahieren oder mehrere Barcodes auf einer Dokumentseite zu nutzen.
Erkennung von Typ und Position
Das Barcode Module liest 1- und 2-dimensionale Barcodes an jeder beliebigen Position auf einem Dokument aus. Dabei kann die Software entsprechend Position und Typ des Barcodes verschiedene Bearbeitungsschritte durchführen.
Erkennungswahrscheinlichkeit
Manchmal ist es schwierig einen Barcode auszulesen, da er unscharf oder verschmutzt ist. Daher ermöglicht Ihnen das Barcode Module die Konfiguration eines Mindestwerts für die Erkennungswahrscheinlichkeit. Falls dieser Mindestwert unterschritten wird, erhalten Sie eine Benachrichtigung. So wissen Sie immer, ob alle Barcodes korrekt ausgelesen und verarbeitet wurden.
Orientierung von Barcodes
Das Barcode Module erkennt die Barcodes auf Ihren Dokumenten, unabhängig davon ob diese horizontal, vertikal oder schief ausgerichtet sind. Bei Bedarf können Sie jedoch eine Standard-Orientierung vorgeben.
Trennen Sie Dokumente mithilfe von Barcodes
Trennen Sie Dokumente mithilfe von 1- oder 2-dimensionalen Barcodes, um die in einem Stapel gescannten Dokumente als separate Dateien zu speichern.
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Exchange | Fax Connector Scannen Sie direkt – in die ganze Welt
Nahtlose Integration von Microsoft® Exchange und ausgesuchten Fax-Servern.
Read complete specificationsNicht viele Scangeräte können E-Mails oder Faxe mit personalisiertem Absender, vielleicht sogar an viele Empfänger gleichzeitig versenden, da dies eine Integration zu Ihrem Exchange oder Fax Server erfordert. Außerdem benötigen Sie am Bedienpanel Zugriff auf die dort hinterlegten E-Mail-Adressen und Faxnummern. Genau darum kümmert sich der Exchange | Fax Connector.
E-Mail an das Verkaufs-Team? Drücken Sie lediglich den Button „Verkauf“. Fax an alle PR-Agenturen rund um den Globus zur Ankündigung Ihrer neuen Pressemeldung? Wählen Sie „PR“ aus einer Drop-Down-Liste – das ist schon alles.
Direkte Microsoft Exchange Integration
Drivve | Image bietet die direkte Integration mit Ihrem Microsoft Exchange Server. Loggen Sie sich am Display für den sicheren E-Mail-Versand direkt über Ihren persönlichen Microsoft Outlook Account ein. Zurück an Ihrem Arbeitsplatz finden Sie die versendeten E-Mails in Ihren Gesendeten Objekten und falls eine E-Mail nicht zugestellt werden kann, erhalten Sie eine Benachrichtigung.
Senden Sie Faxe über Ihre Fax-Server-Software
Der Exchange | Fax Connector ist standardmäßig in folgende Fax-Server-Systeme integriert:
Unterstützt mehrere To-, Cc-, und Bcc-Empfänger
Durchsuchen Sie am Bedienpanel Ihres Scangeräts globale sowie persönliche Adressbücher, wählen Sie die gewünschten Empfänger aus und senden Sie Ihre E-Mail-Nachrichten an zwei oder mehrere Personen gleichzeitig.
E-Mail Benachrichtigung
Diese Funktion lässt Sie wissen, wenn ein Dokument zu einem bestimmten Ablageort gescannt wurde. Auf diese Weise können Sie stets sicher sein, dass alle Dokumente korrekt verarbeitet und weitergeleitet werden.
Dokumente e-mailen, faxen und archivieren
Straffen und beschleunigen Sie Ihre Prozesse zur Weiterleitung und Speicherung von Informationen, indem Sie Dokumente als E-Mail oder Fax verschicken und gleichzeitig ablegen bzw. archivieren.
Barcode Module Database Connector
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Database Connector (für SPT) Do you speak Drivve?
Unser Database Connector spricht mit Ihrer Datenbank.
Read complete specificationsMit dem Drivve | Image Database Connector greifen Sie gezielt auf relevante, in Ihrer Informationsinfrastruktur bereits vorhandene Informationen zu und nutzen diese umgehend für den Scanprozess zu.
Was sind die Vorteile dieser direkten Integration? Schnelligkeit: Vermeiden Sie die langwierige Suche nach der Kundennummer oder anderen benötigten Daten – unsere Suchfunktionen finden jede Information in Sekundenschnelle. Genauigkeit: Durch den Einsatz der bereits in Ihrer Datenbank vorhandenen Informationen zur Indizierung werden menschliche Fehler minimiert. Auto-Vervollständigung: Am Bedienpanel wählen Sie aus einer Auswahl an verfügbaren Daten Ihrer Datenquelle einfach die gewünschte Information aus. Dann ergänzt der Database Connector entsprechend vordefinierter Regeln automatisch weitere, zugehörige Informationen.
Anbindung bestehender Datenquellen
Der Drivve | Image Database Connector verbindet Ihren Scanner oder Ihr Multifunktionsgerät nahtlos mit bestehenden Ressourcen, wie Datenbanken, Drittapplikationen, Fax-Gruppenprofilen und E-Mail-Listen. Auf diese Weise haben Sie am Bedienpanel Ihres Scangeräts vollen Zugriff auf vorhandene Informationen für eine effiziente Indizierung, Verarbeitung und Weiterleitung Ihrer Dokumente.
Volltextsuche
Die intuitive Funktion der Volltextsuche erleichtert das Suchen und Finden eines Namens, einer Adresse oder einer beliebigen anderen Information innerhalb Ihrer Datenquelle.
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OCR Module (für SPT) Ihr Scanner kann ja lesen!
Scannen Sie Textdokumente als lesbare und durchsuchbare Informationsquellen.
Read complete specificationsDie Begriffe „digitales Büro“, „Büroautomatisierung“ oder sogar „Dokumenten Management“ sind ohne OCR (Optical Character Recognition) eher bedeutungslos. Erst eine OCR ermöglicht es Ihnen, gescannte Dokumente zu lesen, zu durchsuchen und die enthaltenen Informationen zu nutzen.
Ob Sie die OCR benötigen, um Ihre Scans in durchsuchbare PDFs zu konvertieren, um papierene Dokumente in editierbare Dateien zu wandeln oder um eine Vertrags- oder Kundennummer aus einem gescannten Vertrag oder einer Bestellung herauszufiltern – das Drivve | Image OCR Module erfüllt Ihnen jeden Wunsch.
Erstellen Sie durchsuchbare PDF-Dokumente
Erzeugen Sie durchsuchbare PDF-Dokumente und generieren Sie das Ausgabeformat PDF/A zur Langzeitarchivierung Ihrer gescannten Dokumente. Die PDF-Verschlüsselung gewährleistet, dass vertrauliche Informationen geschützt bleiben.
Erzeugen Sie editierbare Dokumente in Microsoft Word oder Excel
Sie wollen Dokumente scannen, die Sie später mit Ihrer bevorzugten Microsoft Office Anwendung bearbeiten können? Speichern und versenden Sie gescannte Dokumente in editierbaren Ausgabeformaten wie Microsoft Word, Excel, RTF oder Text.
Autorotation von Dokumenten
Dokumente präzise einzuscannen ist nicht immer leicht. Nutzen Sie Drivve | Image nicht nur, um schräg eingescannte Dokumente gerade auszurichten, sondern auch zur Autorotation aller falsch herum eingescannten Seiten.
Definieren Sie Zonen, um Informationen auszulesen
Nutzen Sie die Drivve | Image Zonen OCR zur Informationsverarbeitung in definierten Abschnitten Ihres gescannten Dokuments. Verbesserte String Manipulation erlaubt Ihnen sogar die Analyse jeder Information, die innerhalb einer OCR Zone erkannt wurde. Die Drivve | Image Zonen OCR optimiert die automatische Indizierung von Dokumenten, indem sie gesammelte Metadaten umgehend verarbeitet und an die Anwendung oder Datenbank Ihrer Wahl weiterleitet.
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SnapForm® Pilot Das intelligente Formularwesen
Die Zukunft liegt in der Synthese von papierenem und digitalem Formular.
Read complete specificationsDie Mission von Drivve ist es, Ihnen bei der digitalen Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse zu helfen. Daher ist es nicht überraschend, dass die tiefe Integration von Drivve | Image mit der SnapForm® Plattform ein wesentlicher Bestandteil unserer Strategie ist.
Standardisierte elektronische Formulare (eForms), von Rechnungen und Bestellungen bis hin zu Spesenabrechnungen und Urlaubsanträgen, gewährleisten Datenkonsistenz durch die automatische Berechnung von Formularfeldern und straffen Ihre formulargestützten Prozesse.
Automatisieren Sie Ihre Prozesse mit SnapForm® eForms
Stellen Sie sich vor, an Ihrem Multifunktionsgerät oder Netzwerkscanner ein eForm aufzurufen und ein oder mehrere Eingabefelder erscheinen am Bedienpanel Ihres Scangeräts. Während Sie erste Informationen eingeben, beginnt in den restlichen Feldern die Autovervollständigung von relevanten, auf Ihrer Datenbank hinterlegten Daten.
Wenn Sie das eForm versenden oder zur Unterschrift ausdrucken, werden Sie sehen, dass eine Menge an zusätzlichen und wichtigen Informationen ergänzt und in einem 2-dimensionalen Barcode auf dem Formular gespeichert wurde.
Dieser druckbare Barcode und die intelligente XML Kapazität von SnapForm® erlauben die automatische Übergabe Ihrer Daten an eine Anwendung oder Datenbank Ihrer Wahl oder das eForm wird automatisch an die entsprechende Person bzw. die zuständige Abteilung weitergeleitet. Selbstverständlich können Sie das eForm auch in ein PDF umwandeln und archivieren.
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Coversheet Module (für SPT & Barcode Module)…automatisiert jeden Scanprozess.
Steuern Sie Ihre Scanprozesse flexibel über Deckblätter.
Read complete specificationsDurch den Einsatz der SnapForm® Technologie zur Erstellung individueller Deckblätter mit 2-dimensionalen Barcodes erweitert das Coversheet Module die Reichweite der Drivve | Image Suite, da es jedes beliebige Scangerät in eine vollständig integrierte Arbeitsstation zur Erfassung von Dokumenten verwandelt.
Nutzen Sie beim Scanvorgang Formulare als Deckblätter, die Instruktionen zur Verarbeitung und Weiterleitung Ihrer Dokumente enthalten. Drivve | Image liest Ihre Anweisungen aus einem auf dem Formular vorhandenen Barcode aus und verarbeitet die Dokumente entsprechend Ihren Wünschen.
Automatisieren Sie Ihre Scanprozesse durch intelligente Deckblätter
Das Prinzip ist ganz einfach: An Ihrem Arbeitsplatz vermerken Sie alle Anweisungen zur Verarbeitung eines Dokuments auf einem elektronischen Formular (eForm). Dabei bestimmen Sie die individuelle Struktur jedes eForms, um die Dateneingabe zu kontrollieren, indem Sie zwischen zahlreichen Eingabeformaten, wie Texteingabe, Check-Box oder Drop-Down-Liste, wählen. Dem Formular wird ein 2-dimensionaler Barcode hinzugefügt, der die eingegebenen Informationen enthält. Im Anschluss drucken Sie dieses Formular aus und nutzen es beim Scanprozess als Deckblatt. Drivve | Image liest nun den Barcode des Deckblatts aus und entsprechend der enthaltenen Anweisungen werden Ihre Scans benannt, verarbeitet und in das gewünschte Dateiformat konvertiert. Das Drivve | Image Coversheet Module versteht sogar wohin oder zu wem Sie das gescannte Dokument weiterleiten möchten.
Try It
Hier ein kleines Beispiel, wie einfach Sie ein Coversheet gestalten und ausfüllen können. Lesen Sie kurz die Anleitung, geben Sie ein paar Daten ein und klicken Sie auf „send“ – sofort öffnet sich das personalisierte Coversheet.
1. Zuerst das Feld „E-Mail“: Geben Sie die E-Mail Adresse ein, an welche das Dokument, nachdem es gescannt wurde geschickt werden soll. Da es sich hier um ein theoretisches Beispiel handelt, können Sie sich auch eine E-Mail Adresse ausdenken.
2. Dann die weiteren Felder. Diese bestimmen aus welchen Bestandteilen der Name des Dokumentes, also der Dateiindex, aufgebaut sein soll.
Beispielsweise könnte das Dokument benannt werden nach Autor (der Person, die es scannt), Datum und Stichwort. Dann geben Sie unten ein: Autor, Datum, Stichwort. Innerhalb des Coversheets werden dann diese Kriterien abgefragt und der Index lautet beispielsweise: Karina Meier – 20.10.2010 – Urlaubsübersicht 2010.pdf.
Genauso gut können Sie auch nach Dokumententyp, Referenznummer, Währung und Absender indizieren. Das kann bei Rechnungen sinnvoll sein, sodass deren Index lauten würde: Rechnung – RE10923b – Euro – Spediteur Braun.pdf.
Bitte geben Sie in jedes Feld einen Indexbestandteil ein, der im Coversheet abgefragt werden soll (Sie können Zeilen freilassen).
3. Zum Schluss klicken Sie einfach auf „Send“ und warten kurz – in einem neuen Fenster öffnet sich das personalisierte Coversheet auf Ihrem Bildschirm - bereit zum Ausfüllen und Ausdrucken!